deep.erp bevezetés b2b nagykereskedőnél

Az Oil Hungary egy magyar tulajdonú, több évtizedes szakmai tapasztalatra épülő B2B kereskedelmi vállalkozás, amely elsősorban kenőanyagok és kapcsolódó autóipari termékek nagykereskedelmével foglalkozik.
A vállalat működését ma már a harmadik generáció irányítja, aktív vezetői jelenléttel a napi operatív és stratégiai döntésekben.

A cég tipikusan visszatérő üzleti partnereket szolgál ki, akik heti–havi rendszerességgel rendelnek. Ez jelentős rendelési, számlázási és adatforgalmat generál, amelyet tovább bonyolít a jövedéki termékek kezelése és a partnerenként eltérő, B2B-specifikus árképzés.

A webáruház kiemelt értékesítési csatorna: a forgalom döntő része ezen keresztül érkezik.

A deep.erp bevezetése előtt az Oil Hungary működését több, egymástól elkülönülő rendszer támogatta:egy magyar könyvelési szoftver,egy egyedi fejlesztésű ügyviteli rendszer, valamint egy Magento-alapú webáruház.

Ezek együtt egy ökoszisztéma-szerű, de egyre nehezebben kezelhető működést eredményeztek.

A rendszerek közötti szinkronizáció bonyolulttá vált, az adatok nem egy helyen álltak rendelkezésre, ami a növekedéssel párhuzamosan egyre nagyobb terhet jelentett.
A digitalizációs igények és a hosszú távon fenntartható működés iránti elvárások vezettek el az ERP váltás gondolatához, ahol a deep.erp integrált megoldásként jelent meg.

Átlátható kereskedői folyamatok és készletinformációk

A különálló rendszerek miatt az üzleti adatok több forrásban éltek. A vezetői döntésekhez szükséges információk összegyűjtése időigényes volt, és nem támogatta kellően a napi szintű döntéshozatalt.

Szerteágazó adatok, gyenge döntéstámogatás

A riportolás jellemzően manuális egyeztetésekre és exportokra épült. Az adatok nem álltak rendelkezésre egységes formában, ami megnehezítette a gyors üzleti reakciókat.

Magas manuális, kézi erőforrás-igény

A számlázás, a rendelésfeldolgozás és több adminisztratív feladat jelentős emberi erőforrást kötött le. Egy-egy számla kiállítása akár 10–15 percet is igénybe vett, ami a növekvő B2B rendelésállomány mellett egyre kevésbé volt tartható.

Korlátozott fejleszthetőség és függőség csökkentése

Az egyedi fejlesztésű rendszer fenntartása egyetlen fejlesztőhöz kötődött. Ez üzleti kockázatot jelentett, és nem adott valódi biztonságot a jövőbeni fejlesztésekhez vagy integrációkhoz.

Olyan ERP, amely illeszkedik a kereskedői működéshez

A vezetés korábbi tapasztalatai alapján egyértelmű volt, hogy sem egy túlméretezett nemzetközi ERP, sem egy teljesen egyedi fejlesztés nem lenne jó választás.

A A deep.erp bevezetése az Oil Hungary számára nem pusztán egy új vállalatirányítási rendszer bevezetését jelentette, hanem egy komplex működési átállást egy integrált, adatvezérelt kereskedelmi modell felé. A korábbi, egymástól elkülönülő rendszerek helyett egy egységes ERP-alapú ökoszisztéma jött létre, amely a B2B kereskedelmi folyamatokat, a webáruházat, a raktári működést és a pénzügyi-könyvelési területeket is egy platformon kezeli.

A bevezetés során a hangsúly nem csupán a technikai migráción volt, hanem azon is, hogy a rendszer a napi működésben is valódi értéket teremtsen: csökkentse a manuális terhelést, átláthatóbbá tegye az adatokat, és támogassa a gyorsabb döntéshozatalt.

A deep.erp moduláris felépítése és kereskedelemre szabott funkcionalitása lehetővé tette, hogy a vállalat lépésről lépésre, kontrollált módon álljon át az új működésre, miközben a folyamatos üzletmenet végig biztosított maradt.

Magyar fejlesztésű, kereskedelemre szabott ERP

A deep.erp magyar fejlesztésű rendszerként jól illeszkedik a hazai jogszabályi és üzleti környezethez. A vállalatirányítási megoldás támogatta az Oil Hungary komplex B2B kereskedelmi és pénzügyi folyamatait, és stabil alapot teremtett az egységes működéshez.

Teljes körű modulhasználat

A vállalat nem csupán a kereskedelmi modult vezette be, hanem a pénzügyi és könyvelési funkciókat, a raktárkezelést és a webáruház-integrációt is részben a deep.erp-re építette.

Automatizáció a napi működésben

A számlázás ma gyakorlatilag egy gombnyomással történik, a fizetési felszólítások előre definiált logika mentén, félautomatikusan futnak. Ez jelentősen csökkentette az adminisztratív terhelést és az emberi hibák lehetőségét.

Webáruházintegráció B2B környezetben

A deep.erp részben integrálódik a webáruházzal, így az online rendelések bekerülnek az ERP-be.

Riportolás és adatelérés

A deep.erp átfogó adatkezelése lehetővé teszi a vállalat teljes üzleti és pénzügyi folyamatainak követését, így a vezetők nem elszigetelt információkat, hanem összefüggéseiben átlátható működést látnak. Ez erős pénzügyi szemléletű riportolást és megalapozottabb vezetői döntéshozatalt támogat. Az egységes adatstruktúra jelentősen csökkentették a manuális munkát. Ez nemcsak gyorsabb működést, hanem kevesebb hibát és nagyobb üzembiztonságot is eredményezett. 

A deep.erp bevezetése nemcsak technológiai, hanem szervezeti kihívás is volt. A több rendszer integrációja és a jövedéki működés sajátosságai miatt a projekt összetettnek bizonyult, és intenzív tanulási folyamatot igényelt a kulcsfelhasználóktól.

A váltás során természetes módon jelent meg bizonytalanság és feszültség, ugyanakkor a fokozatos bevezetés és a közös munka lehetővé tette, hogy a rendszer valóban a napi működés részévé váljon. A projekt végére a deep.erp nem csupán egy új szoftver lett, hanem a működés központi elemévé vált.

A deep.erp bevezetését követően az Oil Hungary működése átláthatóbbá és gyorsabbá vált. A raktári és pénzügyi adatok pontosabbak, a rendelésfeldolgozás automatizált, az adminisztráció kevesebb erőforrást igényel.  A vezetők egységes adatokra támaszkodva döntenek, ami kézzelfogható versenyelőnyt jelent a B2B kereskedelmi piacon. A rendszer stabil alapot biztosít a további digitalizációhoz és a hosszú távú működéshez.