deep.erp bevezetés ipari kereskedő cégnél

Az IASG egy magyar tulajdonú ipari kereskedő vállalat, amely 2014-ben alakult több évtizedes iparági tapasztalatra építve. A cég jelenleg körülbelül 12 főt foglalkoztat, fő tevékenysége ipari ragasztástechnikai és jelöléstechnikai termékek, berendezések, valamint a kapcsolódó szervizszolgáltatások értékesítése. 

A vállalat működése nem klasszikus értelemben vett kereskedelem: számos esetben személyre szabott, egyedi gépek és komplex technológiai megoldások értékesítésével foglalkozik, amely projektjellegű gondolkodást és részben gyártási szemléletű támogatást igényel. 

Kereskedő cégként az IASG prémium amerikai és német gyártók magyarországi képviseletét látja el. Ügyfélkörükben nagy ipari szereplők is megtalálhatók – többek között az autóiparból –, ahol az ellátásbiztonság, a gyors reakció és a pontos ajánlatadás kritikus elvárás. A napi működés több ezer cikkelemet, jelentős tranzakciószámot, összetett beszerzési és értékesítési folyamatokat jelent. 

Az egyedi gépekhez és megoldásokhoz kapcsolódóan kiemelten fontossá vált a nyomon követhetőség, a dokumentáltság és a projektszintű átláthatóság. 

A vállalat korábban egy kevéssé ismert magyar ügyviteli rendszert használt. Ez a megoldás a kezdeti működéshez elegendő volt, azonban a cég növekedésével és a kereskedői működés komplexebbé válásával egyre inkább láthatóvá vált, hogy hosszú távon nem biztosít stabil alapot. 

Átlátható kereskedői folyamatok és készletinformációk

A korábbi ügyviteli rendszerrel egyre nehezebb volt átlátni a kereskedői működéshez kulcsfontosságú információkat. Az úton lévő készletek, a beszállítói rendelések állapota vagy a pontos készlethelyzet nem volt elég gyorsan és egyértelműen elérhető. Egy ipari kereskedő cég esetében ez közvetlenül befolyásolja az ajánlatadást és az ügyfélkiszolgálás minőségét.

Különösen problémás volt ez az egyedi gépek és nagyobb volumenű projektek esetén, ahol az időtervezés, a költségek és a státusz folyamatos nyomon követése üzletileg kritikus.

Valós idejű riportolás és vezetői döntéstámogatás

A vezetői kimutatások elkészítése jelentős manuális munkát igényelt, sok esetben utólagos adatfeldolgozással. A vezetés nem mindig naprakész adatok alapján hozott döntéseket, ami lassította a reagálást és csökkentette a versenyelőnyt egy gyorsan változó piaci környezetben.

Skálázható és hosszú távon fejleszthető rendszer

Bár időről időre készültek egyedi megoldások és kerülőutak, ezek fenntartása egyre több erőforrást kötött le. A rendszer nem volt alkalmas arra, hogy hosszú távon, strukturáltan támogassa a kereskedői működés bővülését.

Olyan ERP, amely illeszkedik a kereskedői működéshez

A vezetés korábbi tapasztalatai alapján egyértelmű volt, hogy sem egy túlméretezett nemzetközi ERP, sem egy teljesen egyedi fejlesztés nem lenne jó választás. Olyan ERP-re volt szükség, amely kereskedői szemléletű, teljes körű, és hosszú távon is biztonságos megoldást nyújt.

Kereskedői működésre optimalizált, magyar ERP 

A deep.erp magyar fejlesztésű ERP-ként kifejezetten jól illeszkedik a hazai piaci és szabályozási környezethez.
A rendszer logikája támogatja a kereskedő cégek működését, ahol a beszerzés, a készlet, az értékesítés és a pénzügy szorosan összefügg. Emellett a deep.erp gyártási és projektfunkciói lehetővé teszik, hogy az IASG az egyedi gépekkel és személyre szabott megoldásokkal járó folyamatokat is egy rendszerben kezelje. 

A deep.erp nem részmegoldás, hanem teljes körű ERP egy rendszerben kezeli az értékesítést, a beszerzést, a készletgazdálkodást, a pénzügyet és a szervizfolyamatokat. Egy kereskedő cég számára ez azt jelenti, hogy minden üzletileg releváns adat összekapcsolva, konzisztensen érhető el. 

Automatizáció és működési hatékonyság 

Az automatizált adatkezelés, a tömeges feldolgozási lehetőségek és az egységes adatstruktúra jelentősen csökkentették a manuális munkát. Ez nemcsak gyorsabb működést, hanem kevesebb hibát és nagyobb üzembiztonságot is eredményezett. 

Készlettervezés és beszerzési támogatás (MRP) 

Az „úton lévő készletek” megjelenítése és a készletezett, gyorsan forgó cikkeknél használt MRP-funkció strukturált alapot ad a szállítói rendelések előkészítéséhez. Bár a rendelési folyamat nem teljesen automatizált, a rendszer megbízható, átlátható döntéstámogatást biztosít a beszerzésekhez. 

Projektalapú értékesítések kezelése (PK projektek) 

A nagyobb volumenű értékesítések PK projektként kerülnek rögzítésre, ami lehetővé teszi az időtervezést, a feladatok és költségek nyomon követését, valamint az utókalkulációt. Ezek az adatok a könyvelésben is riportolhatók, ami jelentősen javítja a projektszintű pénzügyi átláthatóságot. 

Átlátható kereskedelmi bizonylatkezelés 

A kereskedelmi bizonylatok sorszámozása a vevői ajánlatkérés és megrendelés sorrendjét követi. Ennek köszönhetően az ajánlatok és visszaigazolások soronként egyeznek, ami megkönnyíti a visszaolvasást, az egyeztetést és csökkenti a félreértések lehetőségét. 

Riportolás és adatvezérelt döntések 

Az SQL-alapú adatbázis stabil alapot biztosít a vezetői riportoláshoz és az egyedi kimutatásokhoz. A vezetés akár hónap közben is pontos képet kap az eredményekről és a költségekről, ami erősíti a döntéstámogatást és a pénzügyi kontrollt. 

Támogató bevezetés és kiemelkedő ügyfélszolgálat 

A bevezetés fokozatosan, oktatással és folyamatos egyeztetéssel zajlott. A deep.erp csapata végig elérhető volt, gyorsan és érdemben reagált a felmerülő kérdésekre. Az IASG kifejezetten elégedett az ügyfélszolgálattal, amely nemcsak technikai támogatást nyújt, hanem üzleti szempontból is partnerként segíti a kereskedői működést. 

Hosszú távú partneri együttműködés 

A deep.erp nem egyszeri projektként jelent meg, hanem olyan hosszú távú megoldásként, amely folyamatosan fejlődik. Az IASG számára fontos, hogy az ERP ne gátja, hanem motorja legyen a növekedésnek, ebben a deep.erp csapata megbízható partner. 

Egy ERP-váltás mindig komoly szervezeti és emberi kihívás. Az IASG-nél sem volt ez másképp: a megszokott folyamatok megváltoztak, új gondolkodásmódot kellett elsajátítani, és természetesen volt belső ellenállás is. 

A vezetés tudatosan vállalta ezt a feszültséget, mert hosszú távon egyértelműen látták a váltás előnyeit. A rendszer az éles indulás után gyorsan a napi kereskedői működés részévé vált, még ha maradtak is finomhangolási feladatok. 
Egy ERP kiválasztása nemcsak technológiai döntés, hanem hosszú távú üzleti elköteleződés is. Az IASG tapasztalatai alapján érdemes már a kiválasztás pillanatában előre gondolkodni, és olyan rendszert választani, amely nemcsak a jelenlegi működést szolgálja ki, hanem a jövőbeni növekedést is támogatja. 

A deep.erp bevezetése óta az IASG működése átláthatóbbá és kiszámíthatóbbá vált.
A készletadatok, az értékesítési információk és a pénzügyi kimutatások egy rendszerben, naprakészen érhetők el, ami jelentősen javítja a döntéshozatalt és a napi irányítást egy kereskedő cég esetében.

A manuális munka aránya csökkent, a riportolás gyorsabb lett, a reagálási idő lerövidült. Mindez nemcsak operatív előnyt jelent, hanem hosszú távon is támogatja a cég növekedését: a deep.erp olyan stabil, skálázható alapot ad, amelyre az IASG a jövőben is biztonsággal építhet, akár új üzleti területek, akár nagyobb volumenű működés irányába.