deep.erp bevezetés kereskedő cégnél

A Hauser-csoport három üzletága – háztartási kis- és nagygépek, kerékpár, valamint egy informatikai cég – közös ERP-rendszert használ. A vállalat saját márkanév alatt értékesít, több nagy kiskereskedelmi lánc beszállítója, így napi szinten nagy tételszámú rendelés-, készlet- és számlaforgalmat kezel, hosszabb beszerzési ciklusokkal.
A csoport korábban Microsoft Navision alapú vállalatirányítási rendszert használt. A megoldást 2010 környékén vezették be, és az évek során jelentős mennyiségű egyedi fejlesztés került bele – különösen a kerékpár üzletág gyártási és kereskedelmi folyamatai miatt.
Ez a sok testreszabás egy idő után oda vezetett, hogy a rendszer gyakorlatilag „befagyott”: a további frissítések és verzióváltások már nem voltak ráhúzhatók a meglévő, erősen egyedi adatbázisra és folyamatlogikára. 

A tulajdonos előtt két opció állt: egy teljesen új Navision-verzió megvásárlása, vagy egy másik ERP-rendszer bevezetése. Mivel a cég nem egy drága, túlméretezett nemzetközi ERP-ben gondolkodott, hanem teljes körű, mégis észszerű költségű megoldást keresett, elindult a piackutatás. Ebben a folyamatban került képbe a deep.erp mint az egyik legjobb magyar ERP: fejlett, de elérhető árú rendszer, amely képes a teljes működés lefedésére. 

Egyedileg testreszabható erp rendszer erős alapokkal

A Navision-rendszert az évek során annyira a Hauser igényeire szabták, hogy gyakorlatilag „zsákutcává” vált. A sok egyedi fejlesztés miatt egy új verzióra történő upgrade már nem volt egyszerűen végigvihető: lényegében egy teljesen új rendszer megvásárlása és újrabevezetése lett volna szükséges. A cég ehelyett olyan megoldást keresett, amely hosszú távon is frissíthető marad, és nem kényszeríti „nulláról induló” projektekre minden nagyobb verzióváltásnál.

Átlátható riportolás és Excel-támogatás

A régi megoldásban a riportolás és az adatokhoz való hozzáférés a mindennapi működés kulcspontjain volt szűk: sok információ csak külön, informatikus által „összehegesztett” táblákon, vagy külső riporting-rendszeren keresztül volt elérhető. Ez magas manuális terhelést, töredezett adatképet és lassú döntés-előkészítést jelentett. A Hauser olyan ERP-t keresett, amely: átlátható, egységes adatbázist ad, támogatja a vezetői és tulajdonosi döntés-előkészítést, és melyből a könyvelés, készletkezelés, rendeléskezelés és a többi modul mozgása egy átfogó riportolási rendszerbe rendezhető.

A cél az volt, hogy a menedzsment friss, megbízható számok alapján, gyorsan tudjon üzletileg racionális döntéseket hozni.

Stabil, magyar ERP-szállító, csökkentett külföldi függőség

Stratégiai szempont volt, hogy a cég hosszú távon is stabil, elérhető partnerre támaszkodhasson. A kiválasztás során felmerült egy kisebb, erősen személyfüggő fejlesztőcég megoldása is, amely nagyon szoros testreszabást ígért, ugyanakkor komoly kockázatot jelentett volna, ha a kulcsfejlesztő bármilyen okból kiesik. A Hauser ezért olyan magyar ERP-szállítót keresett, amely megfelelő referenciákkal és múltbeli tapasztalattal rendelkezik, nem egyszemélyes vállalkozás, ugyanakkor nem is egy óriásrendszer, ahol csupán „egy ügyfél a sok közül”.

Növekvő integrációs igény kiszolgálása - webáruház, EDI rendszerek

A Hauser működésében kulcsszerepet játszanak: az EDI-kapcsolatok (Media Markt, Interspar, Euronics, Metro stb.), valamint a külső fejlesztésű B2B webáruház. A gyakorlatban kiderült, hogy az EDI „nem egységes”: minden lánc más szabályrendszerrel, adatszerkezettel dolgozik. A korábbi rendszer sok manuális utómunkát és ellenőrzést igényelt, miközben egyre nyilvánvalóbbá vált, hogy az üzlet hosszú távú növekedése csak erősebb integrációra, nagyobb automatizációra és kevesebb kézi beavatkozásra épülhet.

Magyar, lokálisan testreszabható ERP, jogszabálykövetéssel
A döntés végül a deep.erp mellett született meg. Fontos szempont volt, hogy magyar fejlesztésű rendszerről van szó. A Hauser számára ez nemcsak nyelvi és kulturális közelséget jelentett, hanem azt is, hogy egy olyan megoldást választ, amelyet sokan az egyik legjobb magyar ERP-ként tartanak számon.
A hazai szabályozási környezethez való gyors alkalmazkodás és a magyar piaci sajátosságok ismerete együtt adtak stabil alapot a választáshoz. 

Teljes körű, kiskereskedelemre optimalizált megoldás 
A deep.erp erősen támogatja a kereskedelem menetét. A háztartási gép- és kerékpár-üzletág számára így természetes lett a folyamatok felvitele és követése: a rendeléstől a kiszállításig, a számlázástól az árlistákig minden ugyanabban az erp rendszerben fut össze.
A cég egy olyan ERP-t kapott, amely modulárisan lefedi a teljes működést, mégsem „túlméretezett” vagy indokolatlanul drága. 

Hosszú beszerzési folyamat támogatása 
Az egyik legfontosabb tervezési kérdés az volt, hogyan lehet a több hónapos beszerzési ciklust végigkövetni úgy, hogy az adatok minden érintett számára átláthatók legyenek. A deep.erp-ben olyan folyamat jött létre, amely végigviszi a megrendelést a teljes ellátási láncon, jelzi a várható beérkezéseket, és mind a kereskedelmi tervezés, mind a pénzügy számára jól használható információt ad. 

EDI- és webshop-integráció, automatizált kontrollal 
A bevezetés egyik legösszetettebb része az EDI-kapcsolatok és a B2B webáruház mély integrációja volt. A lánconként eltérő EDI-szabványokat külön sablonokkal és szabályokkal kezelték, így ma a rendelések és számlák a megfelelő formátumban, automatikusan áramlanak. 
A webáruház-integrációnál kulcskövetelmény volt, hogy a rendszer valós időben figyelje a hitelkereteket, kezelje a lejárt kintlévőségeket, és szükség esetén automatikusan állítsa meg a vásárlást.
Ezt ma a deep.erp-ben tárolt adatok biztosítják, így a pénzügyi kontroll és a kereskedelmi rugalmasság egyszerre érvényesül. 

Testreszabhatóság a kritikus üzleti pontokon 
A deep.erp bevezetése során tudatos döntés volt, hogy nem „mindent” akarnak egyedileg fejleszteni, csak azt, ami ténylegesen a kritikus üzleti pontokon gyorsít vagy egyszerűsít. A kerékpár üzletág jó példa erre: ott a standard megrendelés–szállítólevél–számla lánc túl lassú lett volna a pultnál várakozó vevők számára. 
A rendszerben ezért olyan egyedi funkció készült, amely a szállítólevélből közvetlenül engedi a számlázást. Ez a megoldás pontosan azt mutatja, hogy a deep.erp képes ott testreszabni a folyamatot, ahol az üzletnek a legnagyobb értéke keletkezik – miközben a többi területen megmarad a standardizált, jól karbantartható struktúra. 

Átfogó riportolás a vezetői döntések szolgálatában 
A deep.erp egyik legnagyobb előnye, hogy a különböző területek – könyvelés, készletkezelés, rendeléskezelés, értékesítés, CRM – adatai egy egységes, átlátható adatbázisban futnak össze. Innen gyakorlatilag bármilyen lista, kimutatás egy lépésben exportálható Excelbe. 
A menedzsment szempontjából ez azt jelenti, hogy a készletszinteket, forgalmi adatokat, top-termékeket és top-vevőket gyorsan, egységes logika mentén látja. A vezetőség így valós számokra támaszkodva, rövid idő alatt tud üzletileg racionális döntéseket hozni, ahelyett hogy adatok után kutatna külön táblákban.  
Ezek az üzleti riportok a deep kiegészítő VIR moduljában érhetők el, és ott támogatják a vezetői döntéshozatalt. 

Önálló működés és erős support a deep támogató csapattól
A Hausernél fontos szempont volt, hogy házon belül is magas fokú önállóságot érjenek el: a kulcsfelhasználók mélyen megismerték a deep.erp működését, saját maguk tudnak tesztelni, riportokat készíteni, és kisebb finomításokat elvégezni. 
Ezt egészíti ki a deep kollégák support csapata: ha olyan kérdés merül fel, amely túlmutat a napi üzemeltetésen, a cég tapasztalata szerint jellemzően egy munkanapon belül, sokszor még aznap érdemi választ kapnak.
A támogatás nem csak technikai szinten reagál, hanem érti az üzleti folyamatokat is, proaktívan rákérdez a lényeges részletekre, és ennek megfelelően segít megtalálni a valódi megoldást. 

Az ERP-váltás a Hausernél is szervezeti és emberi kihívás volt. Bár a tulajdonos határozta meg a kereteket és az irányt, a konkrét rendszerválasztást, folyamattervezést és a napi működésre gyakorolt hatásokat tudatosan a kulcsfelhasználókra bízták. A kereskedelmi és pénzügyi terület felelősei nem „készen kapták” az új rendszert, hanem ténylegesen részt vettek annak kialakításában. 

A bevezetés intenzív közös munkát igényelt: a deep.erp tanácsadói minden érintett kollégával külön leültek, végigvették a napi feladatokat, és közösen fordították le azokat ERP-folyamatokra. A tesztkörnyezetben a kulcsfelhasználók maguk is kipróbálhatták a megoldásokat, így a „gyerekbetegségek” többsége még éles indulás előtt kiderült. 

Az éles indulás időzítése (január 1.) önmagában is feszített volt, ráadásul az utolsó napokban még a webáruház-integráció finomhangolása zajlott. Ez természetesen plusz terhet rakott az érintett csapatokra, ugyanakkor tanulságként megmutatta: ha a kulcsfelhasználók valóban értik a rendszert, és a tanácsadókkal közösen dolgoznak, akkor egy ilyen változás rövid idő alatt a mindennapi működés természetes részévé tud válni. 

A deep.erp bevezetésével a vállalat három üzletága egyetlen, integrált vállalatirányítási rendszerben működik, egységes adatokkal és összehangolt folyamatokkal. A vállalatirányítás automatizáció révén gyorsabbá és átláthatóbbá vált, a riportok egyszerűen elkészíthetők, így a vezetés mindig naprakész számokra támaszkodhat. Az EDI- és B2B-integrációk csökkentik a manuális munkát és a hibalehetőségeket. A testreszabott, gyors számlázás – különösen a kerékpár üzletágban – érezhetően felgyorsította a kiszolgálást.
A rendszert felkészült belső csapat működteti, amelyet a deep szakértői support támogatása erősít.
A deep.erp stabil, skálázható alapot biztosít a hosszú távú növekedéshez.