Nagyvállalati SAP-működés után skálázható deep.erp bevezetése

A DFT Petrol Terminal Kft. 2022. január 1-jén kezdte meg működését a magyar piacon üzemanyag-nagykereskedelmi vállalatként. Elsődleges profilja az üzemanyag-nagykereskedelem és az üzemanyagtárolás, amelyhez a dunaföldvári központi terminál és az ahhoz tartozó dunai kikötő biztosítja az infrastrukturális hátteret.

A vállalat dunaföldvári telephelyén jellemzően európai uniós forrásokból beszerzett üzemanyagok nagykereskedelmi értékesítésével, bio- és teljesítménynövelő adalékok bekeverésével, valamint bértárolással foglalkozik. A saját kikötő és a telepi működés miatt a DFT Petrol működése nem egyszerű kereskedelmi modell: a rendeléskezelés, a pénzügyi elszámolás, a készletmozgások, a jövedéki sajátosságok és az adatkapcsolatok szorosan összekapcsolódnak. 

A cég induló helyzete több szempontból is speciális volt. Egy nagyobb vállalati struktúrából vált ki, ahol korábban SAP-t használtak, ugyanakkor az új, kisebb szervezet számára ez a rendszer már túl nagy, túl költséges lett volna. A DFT Petrolnak olyan ügyviteli és ERP-megoldásra volt szüksége, amely képes kezelni a pénzügyi és kereskedelmi folyamatokat, de nem terheli túl a szervezetet nagyvállalati szintű bürokráciával. 

Az iparági működés sajátosságai tovább növelték a komplexitást. Az üzemanyag-kereskedelemben a jövedéki folyamatok, a telepi működés, a partneri rendelések, a pénzügyi elszámolások és a riportolás szorosan kapcsolódnak egymáshoz. A DFT Petrol esetében a jövedéki működést egy meglévő, saját rendszer támogatta, amelyet nem kívántak kiváltani. Ezért olyan ERP-re volt szükség, amely a pénzügyi és kereskedelmi működés stabil alapja lehet, miközben más rendszerekkel is együtt tud működni.

A vállalat több ügyviteli szoftvert is megvizsgált. A döntésnél fontos szempont volt, hogy a kiválasztott megoldás a lehető legkevesebb idő- és költségráfordítással legyen bevezethető, csökkentse a manuális munkát, és kevés emberrel is hatékony működést tegyen lehetővé. Ebben a kiválasztási folyamatban került előtérbe a deep.erp. 

Az SAP a korábbi, nagyvállalati működésben megfelelő rendszer volt, de az újonnan létrejött DFT Petrol számára már nem jelentett optimális megoldást. Egy kisebb, rugalmasabb vállalatnak nem volt szüksége olyan mértékű jóváhagyási, adminisztratív és bürokratikus rendszerlogikára, amely egy nagyvállalatnál természetes.
A cél az volt, hogy a cég megtalálja az egészséges egyensúlyt a komplexitás, a költség és a használhatóság között.

Speciális iparági működés
Az üzemanyag-nagykereskedelem nem sablonos kereskedelmi folyamatokra épül. A jövedéki sajátosságok, a telepi működés, a partneri rendelések és a több rendszer közötti adatáramlás miatt olyan ERP-re volt szükség, amely nem zárja be a vállalatot egy merev működési modellbe. A DFT Petrol számára fontos volt, hogy a deep.erp mellett megmaradhassanak azok a speciális rendszerek, amelyek az iparági működést támogatják.

Kevesebb manuális munka
A kiválasztás egyik legfontosabb szempontja az volt, hogy a vállalat minél kevesebb kézi beavatkozással tudja működtetni a pénzügyi és kereskedelmi folyamatait. A DFT Petrol indulásakor még az volt a cél, hogy a működés nagyobb fejlesztési ráfordítás nélkül is stabilan felépíthető legyen. Azóta ez a szemlélet tovább érett: ma már egyre fontosabb cél, hogy a rendszer minél több folyamatot automatizáljon, és ezzel csökkentse az emberi hibázás lehetőségét.

Pénzügyi kontroll és banki folyamatok
A pénzügyi vezetés számára kiemelt értéket jelentett, hogy a rendszer támogassa a banki kivonatok kezelését, az eBank-folyamatokat és az utalások előkészítését. Egy ilyen működésben minden kézi rögzítés időt vesz el, és növeli a hibalehetőséget.
A deep.erp egyik fontos előnye az volt, hogy a banki és pénzügyi folyamatokat hatékonyabbá tudta tenni.

Rugalmasság a dobozos rendszerekkel szemben
A DFT Petrol nem egy teljesen egyszerű, dobozos ügyviteli megoldást keresett. Olyan rendszert szerettek volna, amelyben több lehetőség van, és amely a vállalat saját működéséhez alakítható.
A döntésben fontos szerepe volt annak, hogy a deep.erp fejlett ERP-ként kellően komplex, mégis a hazai vállalati működéshez illeszkedő megoldást kínált.

Költség és bevezethetőség

A tender során volt olyan megoldás, amely túl komplexnek bizonyult, és volt olyan is, amely túl drága lett volna. A deep.erp végül abban jelentett megfelelő kompromisszumot, hogy képes volt lefedni a DFT Petrol pénzügyi és kereskedelmi igényeit, miközben nem jelentett indokolatlan nagyvállalati terhelést az új szervezet számára.

A deep.erp bevezetése a DFT Petrol számára nem csupán egy szoftvercsere volt, hanem egy új működési alap kialakítása. A vállalatnak az SAP kiváltásával olyan ERP-környezetet kellett felépítenie, amely egyszerre támogatja a pénzügyi kontrollt, a kereskedelmi működést, az adatkezelést és a későbbi automatizációs fejlesztéseket.

Magyar vállalati működésre illeszkedő ERP
A deep.erp olyan hazai fejlesztésű rendszerként jelent meg a kiválasztási folyamatban, amely jobban illeszkedett a DFT Petrol méretéhez és működéséhez, mint a korábbi nagyvállalati ERP. A rendszer nem egy túlméretezett nagyvállalati struktúrát kényszerített a cégre, hanem egy kezelhetőbb, a napi munkához jobban illeszkedő működési alapot adott.

Előre paraméterezett működés
A bevezetés során a DFT Petrol igényeinek felmérése alapján egy előre paraméterezett rendszert kapott. A cikkek, alapadatok, kereskedelmi és pénzügyi beállítások kialakítása során a felhasználók fokozatosan ismerték meg a rendszer logikáját, és a használat megkezdésével egyre világosabbá vált, hogy ezek az előkészítő lépések milyen értéket képviselnek a napi működésben. Ez a strukturált felmérés és paraméterezés stabil és jól átgondolt alapot adott a működés elindításához.

Banki és pénzügyi automatizáció
A DFT Petrol számára kiemelt előny volt, hogy a banki kivonatok és az utalási folyamatok kezelése hatékonyabbá vált. A cél az volt, hogy ne kelljen minden banki tételt kézzel rögzíteni, és az utalások előkészítése is minél kevesebb manuális beavatkozással történjen.
A deep.erp ebben kézzelfogható működési értéket hozott a pénzügyi csapat számára.

Kereskedelmi folyamatok támogatása – lépésről lépésre fejlődés A vállalatnál a rendelések kezelése kezdetben kézi rögzítéssel történt a deep.erp-ben. Később betöltő táblákkal egyszerűsítették a folyamatot, majd egy következő lépcsőben saját interfész készült a kereskedelmi rendelési rendszer és a deep.erp között. Ez jól mutatja, hogy nem kell mindent egyszerre megvalósítani: az ERP bevezetése lépésről lépésre, folyamatos fejlődésként jelent meg a DFT Petrol működésében.

Integráció több rendszer között

A DFT Petrol iparági sajátosságai miatt nem minden folyamat került a deep.erp-be. A jövedéki és telepi működést külön rendszerek támogatják, a deep.erp pedig a pénzügyi és ügyviteli folyamatok stabil központi rendszereként kapcsolódik a működéshez. Ez az integrációs szemlélet kulcsfontosságú volt: a cél nem az volt, hogy minden egy rendszerbe kerüljön, hanem az, hogy a rendszerek együtt támogassák a teljes üzleti folyamatot.

Adatok és riportolás
A deep.erp egyik fontos értéke, hogy a vállalat strukturáltabban tudja kezelni az adatokat, és több információt ér el a napi működésből. Az oszlopválasztási, lekérdezési és adatelérési lehetőségek a felhasználók számára hasznosak, még akkor is, ha a rendszer mélysége miatt a használat tanulási időt igényel. A fejlettebb adatkezelés hosszú távon jobb riportolást és megalapozottabb döntéseket tesz lehetővé.

Hosszú távú fejlődési alap
A DFT Petrol ma már sokkal több lehetőséget lát a deep.erp-ben, mint amennyit jelenleg használ. Ez azt jelzi, hogy a rendszer nemcsak az induláskori igények kiszolgálására alkalmas, hanem további fejlesztések, automatizációk és tervezési funkciók alapja is lehet. A deep.erp így nem lezárt rendszerként, hanem hosszú távú működési és digitalizációs platformként jelenik meg.

A A DFT Petrolnál a deep.erp bevezetése egy új vállalati működés felépítésének részeként valósult meg. A cég egy nagyobb szervezeti háttérből vált önállóvá, ezért az ERP-bevezetés nemcsak technológiai átállást jelentett, hanem a napi folyamatok, szerepek és működési rutinok kialakítását is támogatta.

A projekt során kiemelt szerepe volt annak, hogy a DFT Petrol oldalán olyan kollégák vettek részt a munkában, akik jól ismerték a vállalat pénzügyi, kereskedelmi és operatív működését. Ez lehetővé tette, hogy a rendszer kialakítása ne általános sablonok alapján történjen, hanem a vállalat valós folyamataihoz igazodjon. Az adatbekérések, a paraméterezés és az oktatások lépésről lépésre segítették az új működési alap felépítését.

A bevezetés egyik fontos tapasztalata az volt, hogy a deep.erp értéke a közös tanulási és finomhangolási folyamat során egyre jobban láthatóvá vált. A rendszer működési szemléletének megismerése segítette a DFT Petrolt abban, hogy jobban átlássa saját folyamatait, és tudatosabban építse fel az ERP-re támaszkodó napi működését.

A deep.erp a DFT Petrol működésében stabil ügyviteli és pénzügyi alapot adott az SAP kiváltása után. A rendszer lehetővé tette, hogy a vállalat egy kisebb, rugalmasabb szervezetként is képes legyen kezelni a pénzügyi, kereskedelmi és adatkezelési folyamatait, miközben megmaradtak azok a speciális rendszerek, amelyek az üzemanyag-nagykereskedelem iparági sajátosságaihoz szükségesek.

A napi működésben a legfontosabb értékek a pénzügyi automatizációban, a banki folyamatok egyszerűsítésében, az adatok strukturáltabb kezelésében és a rendelések fokozatos digitalizációjában jelentek meg. A manuális rögzítés helyét több területen átvették az adatbetöltések, majd az integrációk. Ez nemcsak gyorsabb működést eredményezett, hanem csökkentette az emberi hibázás lehetőségét is.

A DFT Petrol példája azt is mutatja, hogy egy fejlett ERP értéke sokszor nem egyszerre, hanem lépésről lépésre válik láthatóvá. A vállalat először az alapműködést építette fel, majd később kezdett el további automatizációs és integrációs lehetőségeket keresni. A deep.erp ebben hosszú távú alapot jelent: olyan rendszert, amely a jelenlegi működést stabilizálja, de a későbbi digitalizációs fejlesztésekhez is megfelelő kiindulópontot ad.