deep.erp bevezetés tömeges könyveléssel foglalkozó könyvelő irodánál

A Bergmann az egyik meghatározó magyar könyvelőiroda: több, mint 35 éve van a piacon, mára közel 200 fős létszámmal, több száz – összesen már 900 fölötti – ügyfél könyvelését, bérszámfejtését, adótanácsadását és könyvvizsgálatát végzik. Számviteli és adótanácsadó szolgáltatásaik mellett pénzügyi, bérügyviteli és audit feladatokat is ellátnak, és tagjai a nemzetközi UHY hálózatnak is, így több országban működő cégcsoportokat is kiszolgálnak. 

A napi munka jellege egy tipikus „nagy könyvelőirodai” működés: tömeges könyvelés sok ügyfélnek, nagy számlaforgalommal, sokféle iparágból (kereskedelem, szolgáltatás, ipar, turizmus stb.). Ehhez hosszú éveken át egy osztrák fejlesztésű ERP-rendszert használtak háttérmotorként: stabilan működött, elbírta a nagy adatmennyiséget, és a mindennapokban sokáig jól szolgált. 

Közben azonban a NAV digitalizációja felgyorsult, az online adatszolgáltatás és az elektronikus bevallások teljesen új szintre kerültek. Egyre egyértelműbbé vált, hogy egy külföldi, általános ERP már nem elég egy olyan könyvelőirodának, amely napi szinten, tömegesen könyvel másoknak. Ekkor kezdtek el a piacon elérhető, fejlett, automatizációra is alkalmas ERP-k után nézni – végül így került képbe a deep.erp. 

Az ERP-váltást nem egyetlen látványos hiba, hanem több, egymást erősítő tényező indokolta. Ezek külön-külön is érezhetőek voltak, együtt viszont már egyértelművé tették, hogy eljött az idő a váltásra.

A fő okok, amelyek a rendszerleváltáshoz vezettek:

NAV digitalizáció vs külföldi fejlesztés

A NAV egyre több adatot kért és adott vissza elektronikusan (online adatszolgáltatás, e-áfa irány, új bevallási formák), miközben az osztrák ERP-fejlesztő alapvetően a jogszabályi minimumot tartotta szem előtt. A magyar adóhatóság tempóját és speciális igényeit az előző ERP rendszer nem követte le.

Tömeges könyvelés könyvelőbarát funkciók nélkül

Volt olyan ügyfél, ahol havonta 2–3 000 kiállított és legalább ennyi beérkező számlát kellett kezelni. A rendszer technikailag elbírta a mennyiséget, a napi munka mégis nehézkes maradt, mert hiányoztak a tömeges feldolgozást és az automatizációt támogató könyvelői kényelmi funkciók.

Saját automatizációs próbálkozások korlátai

A Bergmann áfakitöltő programot, online előtétrendszert és low-code alapú feldolgozási megoldásokat fejlesztett a régi ERP mellé.
Ezek működtek, de időben és erőforrásban alulbecsülték a feladatot, és nem lehetett velük lépést tartani a folyamatosan változó NAV-elvárásokkal.

ERP vs. magyar könyvelői valóság

A fejlesztési döntések Ausztriában születtek, a magyar piaci igények – fejlett áfakezelés, automatizált NAV-kapcsolatok, könyvelői kényelmi funkciók, tömeges adatkezelés – nem jelentek meg elég hangsúllyal az ütemtervben.

Egyedi „álom ERP” túl nagy kockázattal

A cég megfogalmazta egy saját, teljesen rá szabott rendszer vízióját adattárházzal, minden rendszerből beömlő adatokkal, teljes online ügyfélkiszolgálással. Az erre érkező ajánlatok azonban 5 éves távon, kilenc számjegyű költségszinten mozogtak – ez túl nagy ugrás lett volna.

Versenyképesség és ügyfélmegtartás kockázata

Egyes nagy, komplex ügyfeleknél a régi rendszerrel a szolgáltatás költsége meghaladta azt a szintet, amit reálisan ki lehetett számlázni. Valós kockázattá vált, hogy az ERP lesz a szűk keresztmetszet, és emiatt esnek el értékes ügyfelektől.

A Bergmann olyan megoldást keresett, ami túlmutat egy klasszikus könyvelő programon, és valódi, fejlett ERP megoldást nyújt. Több hazai és nemzetközi rendszert is megnéztek, mire végül a deep.erp mellett döntöttek.

Azok a tényezők, ahol a deep.erp kézzelfogható előnyt hozott:

Magyar fejlesztés, NAV-kompatibilitásra, lokalizációra hangolva

A deep.erp mögött magyar fejlesztőcsapat áll, amely első kézből érti a NAV, az áfa-bevallások és a hazai adózási környezet sajátosságait. Ez a gyakorlatban azt jelenti, hogy a rendszerrel könnyebb felkészülni az olyan változásokra, mint az e-áfa, az ÁNYK kivezetése vagy az új online adatszolgáltatások.

ERP, ami kifejezetten jól illeszkedik a könyvelőirodai modellhez

A deep.erp nem csupán egy főkönyvi modul, hanem teljes értékű ERP: kereskedelem, pénzügy, főkönyv, dimenziók, riportok. Egy olyan nagy könyvelőirodában, ahol tömegesen könyvelnek más cégeknek, nagy előny, hogy az adat nem „sima könyvelési tételként”, hanem üzleti folyamatként is látszik.

Automatizáció a napi munkában, nem csak koncepció szintjén

Rugalmas import–export, tömeges feldolgozás, már kialakított API-k – ezek mind azt szolgálják, hogy a „digitális szalagmunkát” egyre inkább átvegye a rendszer. A cél az, hogy a kollégák energiája ne az adatrögzítésben, hanem az ellenőrzésben, elemzésben, tanácsadásban legyen.

Átlátható SQL-adatbázis – erős alap egy saját adattárházhoz és ügyfélportálhoz

Az adatbázis logikája követi azt, amit a felhasználók a felületen látnak, nincs „elrejtve” vagy kódolva. A Bergmann így a deep.erp adataira építi az ügyfelekkel folytatott kommunikáció fő csatornáját jelentő ügyfélportálját és riportjait, összekötve azt más forrásokból származó analitikus adatokkal (bérszámfejtés, tervezés), gyakorlatilag egy mini adattárházat működtetve a rendszer felett.

Rugalmasság ügyfélszinten – dimenziók, extra mezők, jogosultságok

Fej- és sorszintű dimenziók, extra mezők, részletes jogosultságkezelés segíti, hogy ügyfelenként, projektenként eltérő beállításokat alkalmazzanak. Ez különösen fontos egy olyan irodának, amely sokféle méretű és profilú céget szolgál ki ugyanabból az ERP-ből.

Fokozatos, kontrollált bevezetés

Először a Bergmann saját cégei kerültek át a deep.erp-re (2021 tavaszától), és csak utána indult az ügyfelek migrációja 2022 elejétől. A váltást házon belül, saját erővel vitték végig, a szállító támogatásával, így a rendszerleváltás nem egy „nagy éjszaka alatti” ugrás, hanem egy jól menedzselt átállás lett.

Önállóság paraméterezésben, háttérben elérhető supporttal

A Bergmann kifejezetten kérte, hogy maga tanulja meg az adminisztrációk, cégek, ügyfelek létrehozását és paraméterezését. A deep.erp ehhez megfelelő oktatást adott. Ma már a cég önállóan indít új ügyfeleket a rendszerben, és csak akkor von be külső segítséget, ha valóban szükség van rá.

Hosszú távú partneri kapcsolat

A bevezetés után is folyamatos a párbeszéd a fejlesztési irányokról, NAV-változásokról, iparági trendekről. Egy olyan piacon, ahol a szabályozás és az elvárások folyamatosan változnak, ez a fajta partneri viszony legalább annyira fontos, mint maguk a funkciók.

Először a Bergmann saját cégei kerültek át a deep.erp-re (2021 tavaszától), és csak utána indult az ügyfelek migrációja 2022 elejétől. A váltást házon belül, saját erővel vitték végig, a szállító támogatásával, így a rendszerleváltás nem egy „nagy éjszaka alatti” ugrás, hanem egy jól menedzselt átállás lett. 

A deep.erp bevezetése óta a Bergmannnál a nagy mennyiségű bizonylat feldolgozása jóval szervezettebben, automatizáltabban zajlik. A könyvelő program helyett egy fejlett ERP a „motor”, amely mögé fel lehet fűzni a webes ügyfélportált, az adattárház jellegű riportolást és a különböző szolgáltatási szinteket.
Ugyanabból a rendszerből tudnak:
- teljesen kiszervezett könyvelést nyújtani,
- megosztott munkavégzést szervezni (ahol az ügyfél is dolgozik a rendszerben)
- dedikált deep.erp környezetet fenntartani nagy ügyfeleknek.

A napi munka szintjén ez nagyobb átláthatóságot, gyorsabb adat-elérést és kevesebb olyan manuális feladatot jelent, amit korábban külön „mankómegoldásokkal” kellett megtámogatni. Az ERP ma már nem fék, hanem eszköz: segíti a növekedést, támogatja az automatizációt, és alapot ad arra, hogy a könyvelők egyre inkább tanácsadói szerepbe lépjenek.