deep erp bevezetése nagykereskedelmi cégnél

A Ballarding Kft. hat éve használja a deep.erp rendszert. A vállalat árbevétele 2021 és 2025 között 2,4 milliárd forintról közel 3,95 milliárd forintra, vagyis mintegy 64 százalékkal nőtt, miközben létszáma az interjú szerint jellemzően 19–23 fő között mozgott. A deep.erp a napi nagykereskedelmi folyamatok összekapcsolásával és automatizálásával teremtett stabil alapot ehhez a növekedéshez.

A 2011-ben alapított Ballarding Kft. informatikai, elektronikai és egyéb fogyasztási termékek magyarországi nagykereskedelmével foglalkozik. Termékeinek jelentős részét külföldi gyártóktól és beszállítóktól szerzi be, majd hazai áruházláncokat és online kereskedelmi partnereket szolgál ki. A vállalat működésének fontos része a nagy kereskedelmi partnerek teljes körű kiszolgálása, a készletezés, a logisztika, a rendelésfeldolgozás, valamint a gyártók és kereskedelmi partnerek számára készített kimutatások összeállítása.

A Ballarding olyan meghatározó áruházláncokkal dolgozik együtt, mint a MediaMarkt és az Euronics. Ezek a partnerek jelentős rendelésvolument, kötött teljesítési határidőket, részletes adatszolgáltatást és magas szintű működési pontosságot várnak el.

A rendelések időben történő feldolgozása ezért nem egyszerű adminisztratív feladat, hanem közvetlenül befolyásolja a partnerkiszolgálás minőségét és a vállalat versenyképességét.

A deep.erp szinte a teljes napi működésben jelen van. A rendszerben kezelik a termék- és partneradatokat, a bevételezést, a készletezést, a leltáradminisztrációt, a vevői rendeléseket, az értékesítést, valamint a forgalmi statisztikák és vezetői riportok elkészítését. A pénzügyi folyamatoknak külön felelőse van, de azok adatai is ugyanabban a vállalati rendszerben érhetők el.

A deep.erp bevezetése előtt a Ballarding egy kisebb ügyviteli rendszert használt. Az előző megoldással alapvetően tudtak dolgozni, de egyre több feladatot csak jelentős „emberi hozzáadott munkával” lehetett elvégezni.

Többnapos rendelésfeldolgozás
A központosított MediaMarkt-rendelések egyszerre olyan mennyiségű adatot jelentettek, amelynek manuális feldolgozása öt munkatárs több napját igényelte. A lassú feldolgozás egyre nehezebbé tette a kötött teljesítési határidők betartását. Mivel a versenytársak már automatizált megoldásokat használtak, a fennálló működés hosszabb távon a Ballarding egyik legfontosabb partnerkapcsolatát is veszélyeztethette volna.

Növekvő manuális adminisztráció
A termékek, partnerek és rendelések egyenkénti rögzítése nagy adatmennyiségnél egyre több időt vett igénybe. Ez lekötötte a kollégák kapacitását, lassította a napi működést, és növelte a hibázás lehetőségét. A vállalat ezért olyan automatizációt keresett, amely képes kiváltani az ismétlődő adatbeviteli feladatokat.

Időigényes riportolás
A MediaMarkttal végzett éves elszámoláshoz a teljes pénzügyi év adatait többféle bontásban kellett összeállítani. Gyártónkénti, negyedéves és termékkategóriánkénti kimutatásokra is szükség volt. A korábbi rendszerben az adatokat sok esetben egyenként kellett kikeresni.

Szigorú partneri elvárások.

A nagy áruházláncok pontos rendelésfeldolgozást, meghatározott teljesítési határidőket és részletes adatszolgáltatást várnak el. Egyes partnerek késedelmes teljesítés esetén kötbért is alkalmaznak. A rendelésfeldolgozás gyorsasága és megbízhatósága ezért közvetlen pénzügyi és üzleti kockázattá vált.

A vállalat hosszabb kiválasztási folyamat során több ERP-rendszert is megvizsgált. Tanácsot és ajánlást kért üzleti partnereitől, más vállalatok működését is megismerte, valamint több rendszerbemutatón vett részt. A deep.erp-hez szintén partneri ajánláson keresztül jutottak el.

A működéshez illeszkedő rendszer

A Ballarding számára kiemelten fontos szempont volt, hogy az ERP ne pusztán általános, minden iparágra szabott funkciókat kínáljon, hanem kifejezetten a nagykereskedelem sajátosságaihoz is igazodjon, különösen a nagy volumenű, gyorsan érkező rendelésállomány hatékony feldolgozásához. A megvizsgált rendszerek közül a deep.erp felelt meg leginkább azoknak az elvárásoknak, amelyeket a nagy partneri rendelésállomány, a készletkezelés és a részletes riportolás támasztott.

Megoldásközpontú egyeztetések

A kiválasztás során részletesen átbeszélték, hogyan működik a vállalat, milyen módszerekkel dolgozik, és mely folyamatokat szeretné megváltoztatni. Amire már rendelkezésre állt kész megoldás, arra azonnal választ kaptak. Ahol további fejlesztésre volt szükség, ott a deep.erp szakemberei a fejlesztőkkel egyeztetve keresték a megvalósítás lehetőségét.

Az ügyfél visszaemlékezése szerint az egyeztetések gördülékenyen haladtak, és „mindenre találtunk valamilyen megoldást viszonylag gyorsan”. Ez a szakmai és emberi hozzáállás fontos szerepet játszott abban, hogy a Ballarding a deep.erp mellett döntött.

Magyar nyelvű, a helyi működéshez illeszkedő ERP

A Ballarding elsősorban belföldön értékesít, és nem minden munkatársa használ napi szinten idegen nyelvet. Emiatt fontos szempont volt, hogy a rendszer magyar nyelven legyen elérhető, és igazodjon a hazai üzleti környezethez.

Excel export–import lehetősége

A vállalat sok feladatot Excelben végez, ezért alapvető elvárás volt, hogy az ERP-ből egyszerűen lehessen adatokat exportálni, illetve Excel-táblázatokból tömegesen adatokat betölteni.

Integrálhatóság. A Ballarding szerette volna automatizálni a partnerekkel történő adatcserét, beleértve a rendelések, a készletadatok és az árak továbbítását. A deep.erp alkalmas volt a szükséges EDI-kapcsolat kezelésére, és lehetőséget adott további egyedi adatkapcsolatok kialakítására is.

Ár-érték arány

A vállalat olyan ERP-megoldásokkal is találkozott, amelyeket a kínált funkcionalitáshoz képest túlárazottnak érzett. A deep.erp ezzel szemben megfelelő szakmai tartalmat és a Ballarding számára kedvező ár-érték arányt kínált. Az ügyfél megfogalmazása szerint a rendszer „erre a területre, amelyen mi tevékenykedünk, az elvárásoknak a legjobban megfelelt”.

A deep.erp-re év közben állt át a Ballarding, miközben a napi működésnek és a nagy partneri rendelések kiszolgálásának folyamatosan fenn kellett maradnia. A változás házon belül mégsem ütközött ellenállásba: a kollégák pontosan látták, hogy az új rendszerrel többnapos manuális feladatok válthatók ki, és jelentősen egyszerűbbé válhat a napi munkájuk.

A bevezetést követően a csapat gyorsan megtapasztalta az automatizáció előnyeit, különösen a rendelésfeldolgozás és a tömeges adatbetöltés területén. Ez segítette, hogy a deep.erp rövid időn belül a napi működés természetes részévé váljon.

A deep.erp mára a Ballarding napi működésének központi ERP-rendszerévé vált. A bevételezés, a rendelésfeldolgozás, az értékesítés, a készletkezelés, a leltáradminisztráció és a forgalmi adatok előállítása ugyanabban a rendszerben történik.

A legnagyobb változást az automatizáció és a manuális munkavégzés csökkenése hozta. A tömeges rendelésbetöltés, az Excel-import és -export, valamint a személyre szabható felületek gyorsabbá tették a napi feladatokat. A kollégák kapacitásának kisebb részét köti le az adatbevitel, így több idő marad a partnerkiszolgálásra és a magasabb hozzáadott értékű munkára.

A deep.erp önmagában természetesen nem tekinthető a Ballarding növekedése egyedüli okának. Ugyanakkor biztosította azt a stabil és skálázható működési hátteret, amely mellett a vállalat 2021 és 2025 között mintegy 64 százalékkal tudta növelni árbevételét, miközben létszáma csak mérsékelten változott.

Az eredmények röviden

• Több nap helyett körülbelül két óra: ennyire rövidült a heti nagy MediaMarkt-rendelésállomány feldolgozása.
• Mintegy 64 százalékos árbevétel-növekedés és közel változatlan létszám: a vállalat árbevétele 2021 és 2025 között 2,4 milliárd forintról közel 3,95 milliárd forintra nőtt, miközben a munkatársak száma az interjú alapján az elmúlt években jellemzően 19–23 fő között mozgott.
• Kevesebb manuális adatrögzítés: a termékek, partnerek és rendelések Excel-táblázatokból is betölthetők.